Desde la última vez que escribí al respecto, mi sistema de organización personal ha evolucionado hasta un punto que ya no sé si puede decirse que es un sistema GTD, sobre todo porque ya no organizo mis tareas pendientes como «próximas acciones» a ejecutar según me encuentre en un lugar determinado. Y en vez de un archivo tickler, ahora uso entradas apropiadamente programadas en mi calendario.

Así que hoy en día mi sistema está conformado por tres cuadernos denominados de acuerdo a la terminología básica de GTD: Proyectos, Materiales de Soporte y Referencia, y Algún Día/Tal Vez.

(¿Aun no has leído el libro? Créeme que es una de las pocas joyas sobre productividad personal que pueden encontrarse hoy en día, te recomiendo leerlo y luego repasar este post).

Para las etiquetas uso una estructura análoga: tres grupos de etiquetas, uno para cada cuaderno, y por lo tanto con los mismos nombres.

El cuaderno de Proyectos

A cada proyecto le asigno una nota «general» en la que llevo un control de todas las tareas pendientes que tengo que ejecutar para que el proyecto avance, y poco más. Si alguna de esas tareas se hace lo suficientemente compleja como para tratarla como un sub-proyecto, creo una nota aparte para ella.

Todas la notas de este cuaderno se numeran de acuerdo a la prioridad de cada proyecto (que principalmente refleja su importancia, pero también puede reflejar su urgencia en cierta medida). Cada sub-proyecto hereda su número del proyecto del que se deriva, con un dígito adicional a la derecha, por ejemplo, los sub-proyectos del proyecto 02 se numerarían 021, 022, 023, etc.

Para visualizar separadamente todas las notas relacionadas a un proyecto específico, uso el grupo de etiquetas denominado «Proyectos»:

Si un sub-proyecto determinado se vuevle lo suficientemente complejo como para originar sus propios sub-proyectos, le asigno una etiqueta para poder visualizarlo separadamente con todos sus sub-sub-proyectos, y así sucesivamente.

El cuaderno de Materiales de Soporte y Referencia

En este cuaderno guardo principalmente notas para usar como referencia y soporte a proyectos presentes o futuros, pero también cualquier nota que tome por cualquier razón que sea, sobre cualquier tema que pueda interesarme.

Esto se refleja en la estructura de las etiquetas asociadas a este cuaderno, que se basa en un orden alfabético simple en el que cada proyecto representa una sub-etiqueta.

Por ejemplo, si hago una nota en la que apunto mis reflexiones sobre la belleza de las flores de la primavera porteña, que no tendría relación alguna con ningún proyecto, simplemente quedaría etiquetada con una «F».

En cambio, cualquier nota que tome sobre el oficio de escritor freelance en general se etiqueta como «Escritura Freelance». Y si creo varias notas relacionadas a un proyecto particular que esté llevando a cabo en calidad de escritor freelance, por ejemplo, si estoy tomando un curso sobre cómo escribir propuestas de artículos para editores, crearía una sub-etiqueta bajo «Escritura Freelance» llamada «Curso Propuestas Editores», de manera que me sirva para visualizar separadamente todas las notas relacionadas con el curso:

Ya no uso el cuaderno de Materiales de Soporte y Referencia como herramienta por defecto para archivar material en línea, por lo que como mucho sólo guardo material que esté claramente relacionado a un proyecto particular, etiquetándolo con el nombre del proyecto o sub-proyecto con el que se relaciona.

Para archivar cualquier otro tipo de material interesante con el que me pueda tropezar, uso una estructura similar para mis marcadores en Mozilla Firefox:

El cuaderno Algún Día/Tal Vez

En este cuaderno mantengo las notas sobre cosas que me gustaría hacer en algún momento indefinido en el futuro. También mantengo una estructura de etiquetas para este cuaderno, aunque mucho más simple.

La idea es tener un lugar para tomar nota sobre posibles proyectos a abordar, pero también sobre libros que me pueda interesar leer, películas que quiero ver, etc.

Y eso es todo. Como moraleja quizás podríamos decir que en lo que concierne a sistemas de productividad personal, el truco es ser flexible y modificarlos con el tiempo, de manera que el ensayo y error nos permita mantener lo que nos funciona, descartar el resto, y terminar con una herramienta prácticamente hecha a nuestra medida.